Comment utiliser l'outil de découpage de document ?

Dans cet article, nous vous présentons comment scinder vos documents directement dans Okalys afin de les intégrer dans votre book.

Présentation de la fonctionnalité

L’outil découpage vous permet en tant qu’administrateur du book, d’importer et de réorganiser des documents comportant un nombre de pages important directement dans l’application Okalys. Cette réorganisation sera intégrée automatiquement à votre menu contextuel.

Intérêts de la fonctionnalité découpage de document pour les commerciaux

Indexer les différentes parties d’un document dans le moteur de recherche Okalys.
Reconnaître les chapitres modifiés dans le rapport de synchronisation lorsqu'ils sont mis à jour par le siège plutôt que d'avoir un document complet modifié sans savoir quelle partie a changé.
Pouvoir choisir une ou des parties précises dans la création d'une présentation personnalisée.
Supprimer le temps de recherche d’informations lors des rdv.
Revenir très facilement sur un point évoqué par le prospect ou le client.
Pouvoir choisir une ou des parties précises à envoyer à un client lors de la création d'un partage.

Intérêts de la fonctionnalité découpage de document pour les administrateurs

Créer un sommaire interactif à vos documents.
Modifier l'ordre des chapitres en fonction des besoins.
Exclure des parties inutiles.
Redécouper l’information afin qu’elle soit plus identifiable et accessible pour vos commerciaux.
Guider vos commerciaux dans leurs rendez-vous.
Rendre les présentations de vos commerciaux plus rythmées et dynamiques.
Pouvoir mettre à jour une ou des parties sans réimporter le document complet.

Intérêt du découpage de documents pour la création et le partage de présentations

Dans Okalys, vos commerciaux ont la possibilité de créer et de partager des présentations. Le fait d’avoir découpé vos documents au préalable permet à vos commerciaux de venir sélectionner uniquement les contenus utiles. Ainsi, vos commerciaux ne sont pas obligés de partager l’intégralité d’un document au client ou prospect lorsque celui-ci a été découpé. Ils peuvent donc adapter leurs présentations en fonction des différents interlocuteurs en ne partageant que l’information essentielle.

Tutoriel pour découper un document

Rendez-vous dans la partie Administration de votre book.
Cliquez sur « Book » > « Pages ».

Une fois dans « Pages » cliquez sur « Ajouter » > « Nouveau document » puis choisissez le type de document à importer.

Sélectionnez votre fichier, l’import se lance.

Une fois le document importé, sélectionnez les pages que vous souhaitez importer en cochant les cases correspondantes et en cliquant sur « Ok ».

Donnez un titre au chapitre que vous avez extrait puis cliquez sur « Ok ».

Pour continuer votre découpage au sein du même document, effectuez de nouveau la même procédure.
Astuce : vous n’avez pas besoin d’importer de nouveau le fichier, Okalys le garde en historique. Vous n’avez plus qu’à cliquer sur le document qui se charge automatiquement.